Digitalisierung - Effizientes Kundenmanagement durch ein digitales Ticketsystem

Unser Kunde Gärtner Gregg stand vor der Herausforderung, seine Kommunikation mit Kunden und Lieferanten effizienter zu gestalten. Kundenanfragen, -aufträge und die Kommunikation mit Lieferanten wurden über verschiedenste Kanäle abgewickelt, z.B. unterschiedliche E-Mail-Postfächer, per Telefon oder persönliche Gespräche. Dies führte zu einem hohen organisatorischen Aufwand, viel Abstimmungsbedarf zwischen den Mitarbeitenden und mangelnder Transparenz.

Zur Lösung dieser Herausforderungen haben wir für das Team von Gärtner Gregg ein Online-Ticketsystem eingeführt, über das künftig die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten zentral gemanagt wird. Die Wahl fiel auf das Open Source System Zammad, das ohne Lizenzkosten genutzt werden kann. Dies macht das System besonders attraktiv für Unternehmen, die eine hochwertige, anpassbare Lösung suchen, ohne monatliche Lizenzkosten zahlen zu müssen.

Durch die Implementierung von Zammad konnte Gärtner Gregg seine Kommunikationsprozesse signifikant verbessern:

Alle Vorgänge an zentraler Stelle

Alle E-Mails an die zentrale Geschäfts-E-Mail-Adresse werden automatisch im System erfasst und können von dort aus bearbeitet und beantwortet werden. Auch Telefongespräche und andere Interaktionen lassen sich als Vorgänge im System dokumentieren.

Einfache Zusammenarbeit an Vorgängen

Das System bietet die Möglichkeit, Kommentare und Abstimmungen direkt zu den Vorgängen hinzuzufügen. Dadurch wird die interne Teamkommunikation wesentlich erleichtert. Mitarbeitende, die gemeinsam an einem Kundenprojekt arbeiten, können effizient Aufgaben verteilen und direkt im jeweiligen Ticket kommunizieren.

Automatisierung von Workflows

Funktionen wie Trigger, Automatisierungen, Textbausteine und Wiedervorlagen ermöglichen eine deutliche Prozessoptimierung. Dadurch werden Fehler reduziert, Zeit gespart und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Optimale Arbeitsorganisation

Das Team von Gärtner Gregg kann Vorgänge nach Geschäftsbereichen und Zuständigkeiten strukturieren. Das sorgt für Übersichtlichkeit. Standardisierte To Do-Listen und automatische Benachrichtigungen erleichtern den Kundenservice zusätzlich, so dass kein Arbeitsschritt vergessen wird.

Einfache Integration und Schnittstellen

Mit zahlreichen vorhandenen Schnittstellen kann Zammad nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden. Dies ermöglicht zukünftige Verknüpfungen mit Systemen wie ERP-Software, CRM-Systeme und vieles mehr.

Fazit

Gärtner Gregg profitiert nun von einem zentralisierten, modernen System, das flexibel an zukünftige Anforderungen angepasst werden kann. Damit wurde ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung gemacht.

Was wir gemacht haben: