CRM - Eine Spenderverwaltung für die Stiftung Augenlicht

Die Stiftung

Stiftung Augenlicht hilft Menschen in Afrika, Südamerika und Osteuropa mit heilbaren Augenerkrankungen ihr Sehvermögen zurückzugewinnen. Mithilfe von Spenden finanziert die Stiftung aus Ahlen im Münsterland Projekte vor Ort, z.B. den Bau und die Ausstattung von Augenkliniken oder die Ausbildung von medizinischem Personal – damit die Menschen Zugang zu augenmedizinischer Versorgung erhalten.

Durch erfolgreiches Fundraising konnte die Stiftung die Anzahl der Spender*innen stetig erhöhen. Dadurch stieg auch der Aufwand für das Kontaktmanagement der Spender*innen. Die Stiftung stand vor der Herausforderung, dass die Verwaltung und Kommunikation mit den Spender*innen nicht mehr mit den gängigen Office-Programmen zu leisten war. Es sollte eine professionelle Spender*innen-Datenbank aufgesetzt werden.

Unsere Lösung

Die Open Source Software CiviCRM ist für Vereine und Stiftungen geeignet, die die Beziehungen zur ihren Spender*innen ausbauen wollen. CiviCRM wurde speziell für gemeinnützige Vereine, Verbände, soziale Organisationen und politische Kampagnen entwickelt. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Organisationen bei der Verwaltung ihrer Kontakte, Spenden, Mitgliedschaften, Veranstaltungen, Kampagnen und der Kommunikation zu unterstützen. Für die Stiftung Augenlicht nutzen wir speziell die Funktionen des Kontakt- und Spenden-Managements sowie die Möglichkeit, Dankbriefe, Zuwendungsbestätigungen und Rundschreiben zu erzeugen.

Die Anforderungen

Zunächst haben wir zusammen mit dem Stiftungs-Team die Anforderungen an das neue CRM erhoben und besprochen. Die Stiftung hatte folgende Anforderungen an ihre Spender*innen-Datenbank:

• Die Stammdaten der Spender*innen sollen über das CiviCRM verwaltet werden können.
• Aktuelle Spender*innen-Daten sollen initial importiert werden.
• Spenden sollen per Kontoauszug importiert und den Spender*innen zugeordnet werden können.
• Spender*innen und Spenden sollen auch händisch erfasst werden können.
• Es wird eine Eingangsbestätigung inkl. Dank für Spenden ab einem bestimmten Betrag erzeugt.
• Es sollen Zuwendungsbestätigungen für alle Spender*innen in einem festgelegten Zeitraum erstellt werden können.
• Anlasspendenaktionen können in CiviCRM hinterlegt und ein Dankbrief an die Anlassgeber*in erzeugt werden.
• Es können Rundbriefe zu bestimmten Anlässen (Ostern, Weihnachten etc.) und zu bestimmten Projekten erzeugt werden.

Die Umsetzung

Das CRM kann innerhalb gängiger Content-Management-Systeme betrieben werden, darunter z.B. Joomla, Drupal oder WordPress. Als Basis für das CiviCRM der Stiftung Augenlicht wählten wir ein WordPress-System. Die Arbeit mit der Datenbank läuft rein intern über das WordPress-Backend. Einige der Anforderungen, die die Stiftung an das System stellte, konnten über den Standard von CiviCRM eingerichtet werden, z.B. das Erstellen von Rundbriefen.

Plugins & Programmierung

Für spezielle Anforderungen war es notwendig, bestehende Plugins zu installieren und anzupassen (z.B. vom Anbieter Systopia) oder eigene Plugins zu programmieren. So haben wir beispielsweise ein eigenes Plugin für das Erzeugen von Dankbriefen an Anlassgeber*innen von Spendenaktionen geschrieben. Das Dankschreiben enthält neben dem Anschreiben sowohl einen individuell anpassbaren Danktext an die Anlassgeber*in als auch eine Auflistung aller Spender*innen mit Name und Spendendatum. Ebenso ist ein Hinweis angegeben, wenn zur jeweiligen Spender*in keine Adresse vorliegt. In diesem Falle wird die Anlassgeber*in gebeten, die Adresse der Spender*in an die Stiftung weiterzuleiten, damit diese eine Zuwendungsbestätigung ausstellen kann.

Der Projektabschluss

In einer persönlichen Schulung hat sich das Team der Stiftung Augenlicht mit ihrem neuen CiviCRM vertraut gemacht. Zudem haben wir Video-Tutorials zu den einzelnen Arbeitsschritten in CiviCRM erstellt, damit die Mitarbeiter*innen den Umgang mit dem System lernen und verinnerlichen können.

Mit CiviCRM hat die Stiftung Augenlicht nun ein effizientes Tool, um ihre Spender*innen-Daten leicht und effizient zu verwalten und die Kommunikation mit den Unterstützer*innen zu managen. Mit Blick in die Zukunft hat die Stiftung Augenlicht viele Möglichkeiten, das CRM nach den Bedürfnissen der Spender*innen weiterzuentwickeln und das Fundraising somit weiter zu professionalisieren.

Was wir gemacht haben: